Los costos en los que incurre una empresa por el suministro físico y la distribución física por lo regular determinarán la frecuencia con la que su sistema de logística deberá replanerase.
Si se mantienen todos los demás factores constantes, una empresa que produce bienes de alto valor y que tiene sus costos de logística como una pequeña proporción de sus costos totales, tal vez prestará poca atención a lo óptimo de su estrategia de logística.
Sin embargo, cuando los costos de logística son altos, como en el caso de químicos industriales y productos alimenticios empacados, la estrategia de logística será una cuestión clave. Con altos costos de logística, incluso pequeñas mejoras obtenidas por una replaneación frecuente pueden dar por resultado importantes reducciones de costo.
Costos de Logística
Las expectativas de la logística del servicio al cliente están incrementando
Internet, los procedimientos de operación a tiempo y el continuo reaprovisionamiento de los inventarios han contribuido a que los clientes esperen gran rapidez en el procesamiento de sus requerimientos y en la entrega de sus pedidos, así como que exista un alto grado de responsabilidad de los productos.
Según el estudio de Davis realizado a cientos de compañías durante el último decenio, los competidores de clase mundial tienen tiempos promedio del ciclo de pedidos (el tiempo que transcurre desde que tiene lugar un pedido y cuando se recibe) de siete a ocho días y porcentajes de reaprovisionamiento de artículos de línea de 90 a 94%.
LogFac resume el desempeño logístico de clase mundial para compañías domésticas como:
- Porcentajes de errores menos de uno por cada mil pedidos transportados
- Costos de logística al menos de 5% de ventas
- Coeficiente de rotación de inventarios de bienes terminados de 20 ó más veces al año
- Tiempo total del ciclo del pedido de cinco días laborales
- Costo de transporte de 1% o menos de los ingresos por ventas si los productos vendidos están a más de $5 por libra
Distribución Internacional
La distribución y el desplazamiento de mercancías, entre el punto de producción y el de ventas, es un tema que todo productor debe considerar muy seriamente. La logística tiene que ver con este movimiento de mercancías y hay que considerar muchas cosas: el manejo de las mercancías, cómo y cuántas veces se manejan éstas, las formas de transporte, las transferencias de medios de transporte, el empaque y el tiempo en tránsito.
Todos estos factores tienen un gran peso cuando se trata de exportar.
El costo del manejo físico y el traslado de las mercancías no sólo es un costo en términos de flete; también depende del tiempo de tránsito, y el manejo repetido se refleja en costos causados por la descomposición y al robo, que tal vez reciba nombres como desperdicio y merma.
Es necesario adicionalmente dar una atención especial a las regulaciones legales para el uso de los contratos a nivel internacional.
En países como la Gran Bretaña, la única manera de que las mercancías se destinen al extranjero sin transferencia es por vía aéreo; pero esto ha cambiando con la apertura del Túnel del Canal de la Mancha, con tránsito por carretera y por ferrocarril, con lo que se aprovechar la facilidad y conveniencia para el envío a destinos directos sin transferencias. Las transferencias implican un manejo posterior de las mercancías y, por lo tanto, demoras y hasta el problema potencial de descomposición y pérdida.
Lo que busca el exportador es eficacia en el desplazamiento de las mercancías y no tanto en el manejo, así como el transporte de los productos al destino en el extranjero.
Más allá del puerto de entrada extranjero se tiene un mercado que debe conquistarse. Lo que importa el la forma en la que el consumidor recibe y percibe el producto. Si el producto llega roto, ¿qué tan buena es la respuesta de esta empresa para corregir el defecto o cambiar el producto?
Al consumidor no le importa ninguna otra consideración. Lo real es lo que encuentra el público. Las aspiraciones globales del productor o las teorías metafísicas sobre la internacionalización propuestas por los académicos no valen nada en comparación con esto.
El enfoque hacia el cliente es esencial, sin importar quién es o dónde se encuentra.
Criterios de Selección de los Canales de Distribución
El vínculo de la empresa con el mercado objetivo con el fin de facilitar el acceso a sus productos o servicios son naturalmente los canales de distribución.
Los canales de distribución actúan en los territorios decididos por la empresa (plaza) y operan a través de su fuerza de ventas.En la elección apropiada de los mismos y en su administración profesional descansa el éxito o fracaso de la performance de los pronósticos de ventas de las empresas. La innovación creativa constante en la búsqueda de canales alternativos, es la única diferenciación estratégica que tienen hoy las empresas para obtener ventajas comparativas sostenibles en el tiempo respecto a sus competidores.
Criterios de Selección de Canales
Cuantitativos :
- Cantidad de clientes a atender
- Distancias a recorrer
- Mantenimiento de stocks
- Financiamiento de Ventas
- Absorción de Producción
- Contribución Marginal
- Líneas de productos a distribuir
- Cantidad de personal requerido
Cualitativos:
- Naturaleza de los productos
- Hábitos de compra
- Naturaleza de los servicios a prestar
- Estrategias competitivas
Decisiones: El flujo escondido en la cadena de suministros
Siempre que hablamos de cadenas de suministro estamos refiriéndonos implícita o explícitamente a tres flujos tangibles que en una u otra dirección atraviesan los diferentes procesos involucrados:
Flujo de Materiales, Flujo de Información y el flujo de Dinero. Son tangibles por que los puedo ver, verificar físicamente, evaluar, etc.
Si analizamos la cadena de suministros desde el punto de vista de sucesión de procesos interrelacionados, debemos considerar dos dimensiones de procesos:Primero, Los procesos de Planeación en donde anticipamos o pronosticamos sucesos que pueden ocurrir en la cadena de suministros y asignamos los recursos para responder a esos sucesos (Ventas, Compras, Manufactura, etc.).
Segundo, los procesos de ejecución en donde se desarrollan, en forma transaccional en el día a día de la cadena, todas las acciones para cumplir los planes.
Pero en estas dos dimensiones (Plan y Ejecución) nosotros tomamos decisiones todo el tiempo. Y estas decisiones de una manera u otra aceleran o disminuyen la velocidad de los otros flujos en la cadena de suministros, generando problemas y restricciones.
Entonces surge una pregunta obvia: Existe un flujo de decisiones en una cadena de suministros? Y la respuesta obvia es: Si, es el flujo mas importante pero es un flujo escondido, es la parte de Iceberg que no vemos.
Si la respuesta es no, estamos en problemas de sincronización de la Cadena y seguramente estamos gastando el dinero en optimizar los demás flujos cuando las soluciones están en cambiar la forma como tomamos decisiones.
Una empresa o cadena puede disponer de un excelente flujo de materiales, buen sistema de información, buen flujo de dinero y demás, pero si no tiene un buen flujo de decisiones efectivas que le permita en cada una obtener la mejor relación Servicio/Costos, estará en problemas.
El flujo de decisiones depende de la gente, únicamente de la gente. Son el elemento de la cadena que decide las acciones a tomar en cada evento. Por esto es el flujo más sutil de todos los cuatro. Depender de las personas, significa depender de conocimientos, emociones, conductas, empoderamiento, paradigmas, habilidades, cansancio, suposiciones, etc., todas estas difíciles de medir y mejorar.
La dependencia de eficiencia de los flujos de materiales, información y dinero, está directamente relacionada con la eficiencia del flujo de decisiones.
Los sistemas de información y la logística
Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su eficiencia sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de información y las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación (nuevas regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión de información estadística, entre otras).
A este activo sistema de información que constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates “visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”, es por ello que el resultado de los sistemas empresariales estará acentuado por el uso de la tecnología digital y sus aplicaciones en este ámbito, será el manual de trabajo de la empresa.
Un canal de distribución podemos definirlo como el conjunto de intermediarios relacionados entre sí que cubren la distancia entre proveedor y cliente, añadiendo valor a la transacción en términos de lugar, tiempo y posesión”.
Hoy en día las herramientas y aplicaciones de informática e información para el desarrollo de la plataforma de información representan un potencial de progreso importante para dominar el comportamiento de la cadena logística, incluso más allá de las fronteras de la empresa; las empresas deberán tomar acciones en la gestión de estos procesos con la aplicación de la tecnología digital con el objetivo de crear un modelo de organización digital (plataforma web) que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la fluidez, flexibilidad de la información y la comunicación entre todas las áreas tanto internas como externas de la empresa.
Principales insuficiencias en el control de las transportaciones de carga
Las principales insuficiencias en el sistema de control de las transportaciones de carga se pueden dividir en dos grupos:
1. Deficiencias relacionadas con el sistema
a) Repetición de datos en varios documentos. Esto provoca que su procesamiento tenga demoras, las cuales se pueden reducir.
b) Retroceso de la documentación por departamentos y puestos de trabajos. Esto también provoca demoras en el proceso de control.
c) Falta de información en el análisis operativo de las transportaciones. Esto impide realizar un análisis más integral del ciclo de viaje. Este análisis es muy importante ya que abarca todo el control de las transportaciones.
d) Se dificulta encontrar información acerca de los cuellos de botellas en almacenes; puertos y centros de carga y/o descarga; roturas de los equipos, las demoras, los faltantes, los eventos relevantes en el transcurso de la transportación.
2. Deficiencias relacionadas con la documentación
a) Problemas en horarios. No coinciden los horarios de las cartas de portes con las hojas de rutas; horarios enmendados, no reflejados por el representante en la carga y/o descarga.
b) Problemas en cuños y firmas. Varias cartas de portes no presentaban correctamente estampados los cuños, falta de cuños.
c) Problemas en itinerarios y desvíos de rutas.
d) Problemas en el consumo de combustible.
e) No entrega de conduces o remisiones.
Cómo hacer efectiva la gestión de compras
- Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras , tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
- Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .
- Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
- Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
- Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
- Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
- Solventar discrepancias en la recepción del producto.
- Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.
El Sistema Logístico
Un sistema logístico es un conjunto relacional e integrado de estructuras orgánicas, medios, procedimientos y métodos que le permitan desarrollar la función logística, cuya misión es hacer interactuar, ordenadamente, a recursos logísticos, para que con efectividad se alcance los objetivos previstos.
El sistema logístico debe ser explícito y deben identificarse con claridad y precisión cada una de las partes componentes. Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente un sistema logístico, queda denido e integrado, cuando se definen e implementan los siguientes componentes:
• Determinación de la estructura que relacione cada una de las partes del sistema.
• Determinación de los recursos para concretar la estructura.
• Identificación de los ciclos logísticos que se ejecutarán, definiendo el tiempo necesario para cumplir cada ciclo.
• Definir el gerenciamiento de la estructura.
• Adoptar un sistema de planeamiento.
• Identicar los factores de coste logístico.
• Implementar el control y auditoria logística.
Los indicadores como herramienta de evaluación del Sistema Logístico
Resulta evidente implementar un sistema de indicadores para comunicar y alinear a la organización con la estrategia empresarial teniendo como soporte el Sistema Logístico; lejos del enfoque histórico y a corto plazo de reducción de costos y competencia a bajo precio, y hacia la generación de crecientes oportunidades, ofreciendo a los clientes productos y servicios con valor añadido y a la medida.
En este sentido emerge el Balanced Scorecard (BSC), o Cuadro de Mando Integral (CMI), el cual permitirá medir la actuación de los factores clave del sistema logístico, teniendo en cuenta cada una de las cuatro perspectivas (financiera, cliente, procesos internos, así como aprendizaje y crecimiento) con la finalidad de evaluar el cumplimiento de los objetivos del sistema.
A) La perspectiva financiera
Vincula los objetivos de cada unidad de negocio con la estrategia de la empresa. Sirve de enfoque para todos los objetivos e indicadores de todas las demás perspectivas.
B) La perspectiva cliente
Identifica los segmentos de cliente y mercado donde se va a competir. Mide las propuestas de valor que se orientan a los clientes y mercados. Evalúa las necesidades de los clientes, como su satisfacción, lealtad, adquisición y rentabilidad con el fin de alinear los productos y servicios con sus preferencias. Traduce la estrategia y visión en objetivos sobre clientes y segmentos y son estos los que definen los procesos de marketing, operaciones, logística, productos y servicios.
C) La perspectiva procesos internos
Define la cadena de valor de los procesos necesarios para entregar a los clientes soluciones a sus necesidades (innovación, operación, servicio postventa). Los objetivos e indicadores de esta perspectiva se derivan de estrategias explícitas para superar las expectativas de los clientes.
D) La perspectiva aprendizaje y crecimiento
Es uno de los pilares más importantes en los que se basan las tres perspectivas anteriores, consiste en la capacidad de la empresa y de quienes trabajan en ella para aprender y crecer continuamente. En general el aprendizaje no se puede separar del trabajo, en las organizaciones no hay aprendizaje sin trabajo ni trabajo sin aprendizaje. En esta perspectiva se obtienen los inductores necesarios para lograr resultados en las anteriores perspectivas. Se miden, las capacidades de los empleados, las capacidades de los sistemas de información, y el clima organizacional para medir la motivación y las iniciativas del personal.
Con el fin de establecer los objetivos de resultados de la entidad, es necesario seguir algunas premisas básicas para incorporar al Cuadro de Mando integral.
1. Establecer metas para que los empleados puedan identificarse y hacerlas suyas. Las empresas piden que los empleados doblen o tripliquen las ventas o lleguen con más rapidez al mercado, pero no explicitan cómo hacerlo.En este sentido, sería conveniente que se proporcionen herramientas y métodos para alcanzar objetivos tan ambiciosos.
2. Identificar y racionalizar iniciativas estratégicas. Una vez establecidas las metas para los indicadores, ya sean financieros, de los clientes o el crecimiento y aprendizaje, se debe valorar si esas iniciativas alcanzarán para concretar esas metas o si serán necesarias nuevas iniciativas.
Finalmente se hace necesario resaltar que todas las áreas y miembros de la organización deben estar involucrados en la alineación de la estrategia empresarial con la gestión del proceso logístico, por tanto todos deben dirigirse a conseguir las mismas metas.
Logística y marketing, dos caras de una misma moneda
Los procesos de apertura y globalización que afectan el clima de los negocios, ha llevado a muchas de nuestras empresas a disminuir de manera dramática sus márgenes brutos de utilidad; traduciéndose en muchos casos, en resultados de gestión negativos.
Esta realidad califica como vital el manejo de aspectos antes no directamente relacionados tales como logística y marketing; hoy, alternativas importantes para el logro de metas de rentabilidad y productividad vía optimización de la gestión del cliente.
Esta, a través de métodos logísticos, se constituye en un plan que busca optimizar toda la cadena de abastecimientos, desde la materia prima hasta la comercialización final.
Hoy logística cumple una función principal de servicio, apoyando las operaciones de producción y de marketing, y agregando al producto un importante valor de oportunidad. Una acción logística bien diseñada, coordinada con marketing y orientada al cliente, es una de las herramientas más contundente para crear fidelidad vía mayor valor al producto que se entrega.
Otros beneficios como el aumento de la rentabilidad por disminución de costos, y el manejo de inventarios para un retorno rápido de la inversión son definitivos también como metas de logística y marketing.
La Logística Kaizen
El Kaizen como sistema destinado a la mejora continua en los niveles de calidad, productividad, costes, satisfacción, tiempos de los ciclos, y tiempos de reacción, mediante la gestión combinada del TQC, el Just in Time, el Mantenimiento Productivo Total, los sistemas de sugerencias y el despliegue de políticas, permite lograr la eliminación de despilfarros, estandarizar las operaciones y lograr un óptimo de disciplina laboral.
El Kaizen debe ser enfocado a los efectos de la reducción en los costes logísticos y mejora de sus servicios desde dos puntos de vista:
- Mediante la aplicación del kaizen en todas las áreas de la empresa y sus efectos en la logística.
- Mediante la aplicación del kaizen en las operaciones de logística.
La Logística Kaizen se enfoca, en función a la filosofía y metodología antes descripta, en los aspectos concernientes a:
- Reducción el número de proveedores
- Acortar los plazos o tiempos de suministros.
- Reducir los costes relativos al suministro.
- Lograr un suministro “justo a tiempo”.
- Mejorar la calidad del transporte.
- Lograr un nivel de excelencia en cuanto a redes de información.
Requisitos que debe cumplir un buen proveedor
¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor.
Para solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos críticos:
• Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos críticos.
• Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.
• Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se puede negociar para servicios.
• Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto.
• Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las más críticas.
La Logística y su importancia para la competitividad de una empresa
- Optimizar un flujo de material constante a través de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenaje.
- Coordinar una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto.
- El servicio al cliente
- Los inventarios
- Los suministros
- El transporte y la distribución
- El almacenamiento
La Cadena de Abastecimiento y su Gestión
Logística Inversa
La logística inversa gestiona el retorno de las mercancías en la cadena de suministro de la forma más efectiva y económica posible.
La Logística Inversa se encarga de la recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e inventarios estacionales. Incluso se adelanta al fin de vida del producto, con objeto de darle salida en mercados con mayor rotación.
Cuatro tips para disminuir los inventarios
1. Hacer de los pronósticos verdaderas herramientas de predicción de demanda en el mercado, para mover los inventarios acorde a esa demanda.
2. Estar enfocados a las políticas de inventario, poniendo especial cuidado a los niveles y a las fluctuaciones de la demanda.
3. Mapear todo el proceso, cuantificar los niveles en toda la cadena y tomar acción basándose en esa información, con esto ayudas al cliente a bajar sus niveles de inventario, ganas credibilidad y permanencia en el mercado.
4. Tener buenos análisis estadísticos de la demanda por medio de registros confiables en Excel.