La primera actividad relacionada con el sistema de información es la adquisición de los datos que ayudarán en los procesos de toma de decisiones. Después de identificar cuidadosamente los datos necesarios para planear y operar el sistema logístico, los datos pueden obtenerse de muchas fuentes, en especial: 1) clientes ; 2) registros de la compañía; 3) datos publicados, y 4) administración.
Los clientes, a través de sus actividades de ventas, suministran indirectamente muchos datos útiles para la planeación. Durante la entrada del pedido, se capturan datos que son útiles para las decisiones de estimación y operación, como volumen de ventas, y su elección en el momento oportuno, ubicación de las ventas y tamaño del pedido. De forma similar, los datos sobre los tamaños de envíos y los costos de transporte se obtienen de los repartos hechos a los clientes. Las facturas de flete, órdenes de transporte se obtienen de los repartos hechos a los clientes. Las facturas de flete, órdenes de compra y facturas son fuentes adicionales de este tipo de datos primarios.
Los registros de la compañía, en la forma de informes de contabilidad, informes de estado, informes de estudios internos y externos, y diferentes informes de operaciones, suministran gran riqueza de datos. Normalmente, los datos de estos informes no están organizados de manera significativa para propósitos logísticos de la toma de decisiones. Los datos seleccionados se capturan en el sistema de información para manejarse en una etapa posterior.
Los datos publicados de fuentes externas representan una fuente de información. Muchos datos están disponibles por investigaciones realizadas por el gobierno, investigaciones realizadas por asociaciones de comercio, intercambio de datos mediante Internet y proveedores que suministran datos valiosos sólo por la buena voluntad que genera tal participación.
El personal de la compañía también puede ser una valiosa fuente de datos. Las predicciones de futuros niveles de ventas, acciones de la competencia y la disponibilidad de materiales comprobados son sólo unos cuantos ejemplos. Este tipo de datos no se mantienen en los archivos de la compañía, los registros de las computadoras ni las bibliotecas, tanto como en la mente de las personas. El personal de la compañía, como gerentes, consultores y planificadores internos, así como especialistas en actividades, están cerca de las fuentes de datos y llegan a ser buenas fuentes de datos en sí mismos.
Operaciones Internas en el Sistema Logístico: La Entrada
Transporte por Barco
El servicio de transportación marítima está limitado en su alcance por muchas razones. El servicio de aguas nacionales se confina al sistema de caminos acuíferos en tierra, el cual requiere que los consignatarios estén ubicados sobre los caminos acuíferos o utilicen otro modo de transporte en combinación con éste. Además, el servicio marítimo es en promedio más lento que el ferrocarril. La velocidad promedio en el sistema acuático de Mississipi es de cinco a nueve millas por hora (8 a 15km/h), dependiendo de la dirección.
El recorrido promedio de un transporte de carga es de 481 millas (774 km) en ríos, de 507 millas (816 km) en los Grandes Lagos y de 1,648 millas (2,650 km) a lo largo de las costas estadounidenses . La disponibilidad y confiabilidad del servicio acuífero es influida de manera importante por el clima. El desplazamiento en los caminos acuíferos en la parte norte de Estados Unidos durante el invierno es imposible, y las inundaciones y las sequías pueden interrumpir el servicio en otras ocasiones.
Hay gran capacidad de los transportistas en agua, con posibilidad de remolcar 40, 000 toneladas, y barcazas individuales con dimensiones estándar de 26 por 175 pies (8 x 52.5 metros ) y de 35 por 195 pies (10.5 x 58.5 metros). La capacidad y manejo se están incrementando a medida que se desarrollan nuevos barcos, como buques cargueros, y por mejoras como la navegación mediante satélite con radar, refinados buscadores de profundidad y servicio de piloto automático a toda hora.
Los servicios marítimos se proporcionan en todas las formas legales, y la mayor parte de las mercancías enviadas por agua se desplazan libres de regulación económica. Además de la transportación privada no regulada, las cargas de líquidos que se mueven en tanques y la mercancía a granel, como carbón, arena y granos, constituyen más de 80% de las toneladas-milla anuales totales por agua que están exentas.
Fuera del manejo de carga de mercancías, los transportistas por agua, en especial aquellos en servicio extranjero desplazan algunas mercancías de alto valor. Esta carga se mueve en contenedores en barcos adecuados para éstos, para reducir el tiempo de manejo, par afectar la transferencia intermodal y para reducir las pérdidas y daños.
Los costos y pérdidas que resultan de la transportación por agua se consideran bajos en relación con otras modalidades, debido a que el daño no preocupa tanto para cargas de productos de bajo valor y de granel, y las pérdidas debido a retrasos no son graves (por lo general se mantienen grandes inventarios por los compradores). Las reclamaciones que implican el transporte de bienes de alto valor, como en las cargas oceánicas, son mucho más altas (alrededor de 4% de los ingresos de transportación oceánica).
Se necesita embalaje reforzado para proteger los bienes, principalmente contra manejo rudo durante las operaciones de carga y descarga.
Costos Variables y Fijos
Un servicio de transportación incurre en varios costos, como mano de obra, combustible, mantenimiento, terminales, carreteras, administración y otros. La mezcla de costos puede dividirse arbitrariamente en aquellos que varían con los servicios o el volumen (costos variables) y los que no lo hacen (costos fijos).
Naturalmente, todos los costos son variables si se considera un tiempo suficientemente largo y un volumen suficientemente grande. Sin embargo, para propósitos de fijación de precios del transporte, resulta útil considerar los costos que son constantes durante el volumen "normal" de operación del transportista como fijos. Todos los demás costos se tratan como variables.
Específicamente, los costos fijos son aquellos para adquisición y mantenimiento de carreteras, instalaciones de terminales, equipo de transporte y la administración del transportista. Los costos variables por lo regular incluyen los costos de transporte de línea, como combustible y mano de obra, mantenimiento del equipo, mantenimiento, recolección y entrega.
Esta no es una asignación precisa entre los costos fijos y variables, ya que existen importantes diferencias de costos entre los modos de transportación y existirán diferentes asignaciones dependiendo de la dimensión que se analice. Todos los costos son parcialmente fijos y parcialmente variables, y la asignación de los elementos de costo en una categoría o en otra será cuestión de perspectiva individual.
Las tarifas de transportación de línea están basadas en dos dimensiones importantes: distancia y volumen de envío. En cada caso, los costos fijos y variables se consideran en forma ligeramente distinta. Para ilustrar esto, considere las características de costo de ferrocarril. Los costos totales para el servicio varían con la distancia sobre la cual deberá transportarse la carga. Esto es de esperar, ya que la cantidad de combustible utilizado depende de la distancia, estos costos son variables.
Los costos fijos son importantes para el transporte ferroviario, ya que el ferrocarril es dueño de sus vías, estaciones terminales y de conmutación, así como del equipo. Estos últimos costos se manejan como invariables ante la distancia recorrida. La suma de los elementos de costos fijos y variables será el costo total.
Transporte por Avión
El transporte aéreo ha sido considerado por un mayor número de consignatarios para servicio regular, aunque las tarifas de transporte aéreo exceden las del transporte por camión por más de dos veces, y las del ferrocarril por más de 16 veces. El atractivo del transporte aéreo es su rapidez origen-destino sin igual, en especial a través de largas distancias.
La magnitud promedio de un transporte de carga es de 1,001 millas (1,611 km). Los aviones comerciales tienen velocidades de crucero entre 545 y 585 millas (880 y 940 km) por hora, aunque la velocidad promedio de aeropuerto sea algo menor que la velocidad de crucero debido al tiempo de taxeo y de espera de cada aeropuerto y al tiempo necesario de ascenso y descenso desde la altitud de crucero. Pero esta velocidad no es comparable directamente con la de otras modalidades debido a que los tiempos de recolección y entrega, y de manejo en la tierra no están incluidos. Todos estos elementos de tiempo deben ser combinados para representar el tiempo de entrega aéreo de puerta a puerta.
Debido a que el manejo y el desplazamiento de la carga en superficie son los elementos más lentos del tiempo total de entrega de puerta a puerta, el tiempo total de entrega puede ser tan reducido que un camión y una operación de tren bien operados pueden igualar al programa aéreo. Por supuesto, esto dependerá de casos individuales.
La confiabilidad y disponibilidad del servicio aéreo puede ser clasificada como buena bajo condiciones de operación normales. La variabilidad del tiempo de entrega es baja en magnitud absoluta, aunque el servicio aéreo es muy sensible a desperfectos mecánicos, condiciones atmosféricas y congestión de tráfico. La variabilidad,cuando se compara con los tiempos promedio de entrega puede clasificar al transporte aéreo como uno de los modos menos confiables.
La capacidad de los servicios aéreos se ve limitada de manera importante por las dimensiones físicas del espacio de carga en la aeronave y por su capacidad de carga. Sin embargo, este problema se está solventando debido a que están poniendo en servicio aeronaves más grandes. Por ejemplo, los aviones "jumbo", como el Boeing 747 y el Lockheed 500 (versión comercial del C54 militar) manejan cargas de 125 a 150 toneladas. Se espera que los costos por tonelada-km puerta a puerta se reduzcan a casi la mitad de los niveles de costos actuales mediante los beneficios de la nueva tecnología, la desregularización y los programas de mejoramiento de productividad. Esto haría de los servicios aéreos un competidor serio para los servicios premium de transporte terrestre.
Transporte de productos por Camión
El transporte por camión es un servicio de transportación de productos semiterminados y terminados con una longitud de carga promedio de recorrido de 7 millas (1,150 km) para un servicio menor que un camión de carga (LTL por sus siglas en inglés) y de 286 millas (460 km) para camión de carga con menores tamaños promedio de envío que el ferrocarril. Más de la mitad de los envíos por camión son menores de 10, 000 libras (4,500 kg) o de volumen LTL.
Las ventajas inherentes del transporte por camión son su servicio puerta a puerta, que implica que no hay carga o descarga entre el origen y el destino, como sucede por lo general para las modalidades por ferrocarril y avión; su frecuencia y disponibilidad de servicio; y su velocidad y conveniencia de puerta a puerta.
Los servicios de camión y tren muestran algunas diferencias distintivas, aunque compiten por muchos de los mismo envíos de productos. Primero, además de la clasificación general legal privada de los transportistas por contrato. Los consignatarios realizan arreglo contractual para obtener un servicio que atienda mejor sus necesidades particulares sin incurrir en el gasto de capital y problemas administrativos relacionados con la propiedad de una flota de camiones.
En segundo lugar, los camiones pueden ser menos capaces de manejar todos los tipos de carga en comparación con el tren; principalmente, debido a las restricciones de seguridad de autopistas, que limitan las dimensiones y peso de los envíos. La mayor parte de los envíos deben ser menores que el popular camión de carga de 40 a 53 (12-16 m); a menos que tenga una base doble o triple y menos de 8 ft (2.5 m) de amplitud y 8 ft de altura para asegurar visibilidad de carretera. Equipo especialmente diseñado puede aceptar cargas con dimensiones diferentes a éstas.
En tercer lugar, los camiones de carga ofrecen entregas de rapidez razonable y entrega confiable para envíos LTL: El camionero necesita llenar sólo un trailer antes de desplazar el envío, en tanto que el ferrocarril debe preocuparse de llenar un tren de 50 carros o más. En el balance, el camión tiene la ventaja de servicio en el mercado de envíos pequeños.
Auditoría y pago de la factura del flete
Determinar los cargos de flete para envíos puede ser complicado debido a las muchas excepciones que pueden tener lugar en las tarifas de flete. Dado que los transportistas cargan sólo la tarifa más baja aplicable, cuando ocurre un error de categoría, el remitente puede quejarse del transportista por la diferencia entre los cargos reales y los cargos más bajos.
Es responsabilidad del remitente (la parte que compra el servicio de transporte) auditar las facturas de flete para hallar esos errores y solicitar un reembolso por parte del transportista.
La auditoría de una factura de flete puede ser una actividad de intensa labor debido al gran número de rutas y combinaciones de clasificaciones. El TMS basado en la computadora puede buscar rápidamente el mínimo costo de ruta y comparar el costo con el que aparece en la factura del flete.
El pago de la factura del flete también puede facilitarse gracias al TMS. Más que usar el TMS como ayudante en la toma de decisiones, el pago de facturas es una actividad trasnacional. Aquí el TMS registra que el envío se ha efectuado y solicita al sistema de información financiera de la compañía que ejecute el pago al transportista, a menudo electrónicamente.
Sólo puede suministrarse una descripción limitada del LIS y sus componentes, dado que las características varían con las necesidades de una aplicación en particular. Por ejemplo, en algunos sistemas de almacenamiento pueden incluir control de radiofrecuencia de todas las tareas, estándares y medidas de desempeño, cuenta del ciclo de existencias y programación del muelle, por nombrar unas pocas
El TMS podría incluir selección de la modalidad, selección de ruta de los vehículos con carga completa y medición del desempeño de los transportistas. Sin embargo, algunas de las capacidades fundamentales del LIS (Sistema Logístico de información) que se han comentado ilustran cómo la tecnología de la información está teniendo un impacto en la planeación y control de operaciones.
Rastreo de Envíos
La tecnología del sistema de información ha jugado un papel importante al rastrear el progreso de los envíos una vez que hayan sido transferidos a los transportistas. Los códigos de barras, la radiotransmisión en ruta, los sistemas de posicionamiento global y las computadoras a bordo son elementos clave del sistema de información desde el TMS (Sistema de Manejo de Transportes) puede, entonces, ser posible para los receptores de envíos a través de Internet u otros medios electrónicos. Incluso pueden calcularse estimaciones de tiempo de llegada.
Los transportistas de pequeños envíos, como DHL, Airbone Express, FedEx y UPS están a la vanguardia en el desarrollo de dicho sistema de información, dado que lo que ellos venden es satisfacción al cliente. A menudo se promete el servicio garantizado de entrega y un sistema sofisticado de rastreo de envíos ayuda a realizar este objetivo.
Surtido del Pedido
El surtido del pedido se representa por las actividades físicas requeridas para: 1) adquirir los artículos mediante la recuperación de existencias, la produccción, o la compra; 2) empacar los artículos para el envío; 3) programar el envío para su entrega, y 4) preparar la documentación del envío.
Algunas de estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con las de la entrada del pedido, lo que abrevia los tiempos de procesamiento. Manejar las prioridades del surtido del pedido y de los procedimientos asociados afecta al tiempo total del ciclo del pedido en pedidos individuales. A menudo, las empresas no han establecido ninguna regla formal por la cual los pedidos tengan que introducirse y manejarse durante las etapas iniciales del surtido del pedido.
Una compañía experimentaba retrasos significativos para levantar pedidos de clientes importantes cuando los encargados de los pedidos, durante las épocas de mucho trabajo, manejaban los menos complicados primero.
Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los más importantes. Algunas reglas alternativas de prioridad podrían ser las siguientes:
1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado
2. Tiempo más corto de procesamiento
3. Número especificado de prioridad
4. Primero los pedidos más pequeños, menos complicados
5. Fecha de entrega prometida más próxima
6. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega
La selección de una regla en particular depende de criterios, como el de equidad para todos los clientes, importancia diferenciada entre los pedidos y rapidez general de procesamiento que pueda alcanzarse.
El proceso de surtido, bien sea desde las existencias disponibles o desde producción, añade tiempo al ciclo del pedido en proporción directa con el tiempo requerido para el surtido del pedido, el empaque o la producción.
Transportación controlada por la compañía
Una alternativa disponible a la subcontratación del transporte de bienes es contar con servicio de transportación mediante la propiedad del equipo o por contratación de servicios de transporte, Idealmente, el usuario espera obtener un mejor desempeño operativo, mayor disponibilidad y capacidad de servicio de transportación y un menor costo.
Al mismo tiempo, se sacrifica cierto grado de flexibilidad financiera, ya que la compañía deberá invertir en una capacidad de transportación o deberá comprometerse a un acuerdo contractual de largo plazo.
Si el volumen de envíos es alto, puede resultar más económico poseer el servicio de transportación en vez de rentarlo. Sin embargo, algunas compañías son forzadas a adquirir o contratar la transportación incluso a mayores costos debido a que sus requerimientos especiales de servicio no pueden cubrise adecuadamente mediante los servicios tradicionales de transporte.
Tales requerimientos pueden incluir:
1) Rápida entrega con muy alta confiabilidad
2) Un requerimiento especial que no se encuentra disponible por lo general
3) Manejo especial de la carga
4) Un servicio que se encuentra disponible bajo demanda
Los transportistas tradicionales atienden a muchos clientes y no siempre pueden cumplir los requerimientos específicos de transportación de los usuarios individuales.
Procesamiento y recuperación de pedidos
Planear para la recuperación de existencias en el almacén, es decir, tomar los artículos requeridos en un pedido, es quizás el aspecto más valioso del WMS (Sistema de Manejo de Almacén). La recuperación de existencias es la operación más intensa en mano de obra, y normalmente la parte más costosa de las operaciones de almacén.
Una vez recibido el pedido, el WMS, con sus normas internas de decisión, descompondrá el pedido en grupos de artículos que requieran diferentes tipos de procedimiento y selección. Los artículos se agruparán según la ubicación donde se almacenen en el inventario. Algunos requieren acomodarse en pequeñas cantidades en cajas abiertas, en tanto que otros se acomodan en cajas completas o en tarimas. Otros, incluso pueden tomarse de áreas separadas y aseguradas de almacén. Cada área tiene diferentes características de acomodo, a tal punto que es ineficaz acomodar simplemente todo el pedido en un solo paso por el almacén.
El WMS divide el pedido con buen juicio para tomar los artículos eficientemente y programa el flujo del pedido a través de las diferentes áreas del almacén, de manera que los artículos pueden llegar a la plataforma de envío como un pedido completo y en la secuencia adecuada, junto con otros pedidos para que puedan ser cargados en un camión o vagón para su reparto.
Además el WMS subdivide los artículos dentro de un área de recuperación de pedidos entre los distintos operadores encargados de acomodar los pedidos para equilibrar su trabajo de carga. Luego, los artículos asignados a un trabajador en particular se ordenan para su recolección con el fin de minimizar la distancia recorrida, la flexión y la fatiga, y el tiempo de recuperación o recolección.
Encuestas al comprador
El método más popular para reunir información del servicio al cliente es la encuesta al comprador o a otras personas que influyen en la compra. Con frecuencia se utilizan cuestionarios por correo y entrevistas personales porque se puede obtener una amplia muestra de información a un costo relativamente bajo.
Algunas preguntas en la encuesta pueden estar diseñadas para determinar la forma en que los compradores cambian su preferencia o niveles de compra entre los proveedores, si el servicio ofrecido al cliente fuera modificado en cierto grado. Las respuestas compuestas de múltiples compradores que reaccionan a diferentes niveles propuestos de servicio logístico al cliente proporcionarán la información básica para generar la curva de ventas-servicio.
Los métodos de encuestas también deben utilizarse con cuidado porque puede ocurrir sesgo. Un sesgo principal es el hecho de que a los compradores se les pide que indiquen cómo responderían a cambios en el servicio y no cómo responder a ellos. Además, las preguntas deben estar cuidadosamente diseñadas para no orientar a los encuestados o para no sesgar sus respuestas, e incluso para capturar la esencia del servicio que los compradores consideren importante.
Servicios de envíos pequeños en EUA
La paquetería postal es un servicio de entrega de envíos pequeños proporcionado por el Servicio Postal de Estados Unidos. Los envíos se encuentran limitados en tamaño y pueden pesar hasta 70 libras (31.5 kg) y contar con una longitud de hasta 130 pulgadas (32.5 m), y la entrega se realiza a todos los puntos dentro de Estados Unidos. La paquetería postal utiliza el servicio de transportistas en línea.
Las empresas United Parcel Service y Federal Express ofrecen servicios de paquetería pequeña similiares a la paquetería postal, con tarifas y niveles de desempeño competitivos. Se encuentra disponible el servicio de recolección y las entregas se efectúan en todos los estados y alrededor del mundo.
También existe el servicio aéreo de primera para pequeños envíos, que ofrece entregas a día siguiente y en algunos casos en el mismo día. Federal Express es el servicio más popular de este tipo, aunque UPS y el Servicio Postal de Estados Unidos ofrecen servicios alternativos.
Además las agencias que se especializan en servicios de envíos pequeños, los transportistas de línea también desplazan envíos pequeños. Generalmente existe una tarifa única cuando el peso del envío se encuentra por debajo de cierto peso mínimo, por lo general 200 a 300 libras (90 a 135 kg) para transportes terrestres. Los ingresos entre estos servicios se encuentran distribuidos de la siguiente manera: camión UPS, 31.6%; camión LTL, 39.6%; aéreo normal, 4.2%; aéreo especial, 24.6% y , ferrocarril y autobús, insignificante.
Características de Riesgo
Las características de riesgo del producto se refieren a aspectos como si son perecederos o no, si son inflamables o no, el valor de la tendencia a explotar y la facilidad de ser robados.
Cuando un producto muestra alto riesgo en uno o más de estos aspectos, simplemente fuerza a ciertas restricciones en el sistema de distribución. Tanto los costos del transporte como los de almacenamiento son más altos en dólares absolutos y como porcentaje del precio de venta.
Tómese en cuenta productos como bolígrafos, relojes o cigarrillos, que tienen un alto riesgo de ser robados. Se debe tener cuidado especial en su manejo y transporte. Dentro de los almacenes, se fijan enrejados especiales y áreas cerradas con llave para manejar éstos y otros artículos similares.
Los productos altamente perecederos (por ejemplo, frutas frescas y sangre entera) requieren almacenamiento y transporte refrigerado, así como los productos que puedan tener tendencia a contaminar los productos alimenticios frescos, como llantas de automóviles, no pueden ser almacenados cerca de ellos en las bodegas. Ya sea en transporte, almacenamiento o embalaje, el tratamiento especial aumenta el costo de distribución.
Embalaje del Producto
Con la excepción de un número limitado de artículos, como materia primas a granel, automóviles y muebles, la mayor parte de los productos se distribuyen en algún tipo de embalaje. Hay un buen número de razones por las que se incurre en el gasto de embalaje, las cuales pueden ser para:
- Facilitar el almacenamiento y el manejo
- Promover una mejor utilización del equipo de transporte
- Brindar protección al producto
- Promover la venta del producto
- Cambiar la densidad del producto
- Facilitar el uso del producto
- Proporcionar valores de reutilización para el cliente
No todos estos objetivos pueden alcanzarse mediante la dirección de la logística. Sin embargo, cambiar la densidad del producto y el embalaje protector son motivos de ocupación en esta materia. Ya se ha comentado la necesidad de cambiar la densidad del producto para lograr costos de logísticas más favorables.
El embalaje protector es una dimensión particularmente importante del producto para la planeación logística. En muchos aspectos, el embalaje es el foco de la planeación, con el producto mismo como segundo tema. El empaque es el que tiene la forma, volumen y peso.
El producto puede no tener las misma características. El punto es que si sacáramos un aparato de televisión de su empaque de cartón y lo reemplazáramos por un equipo para prueba de golpes (como se hace con frecuencia para probar el daño durante manejo rudo), el gerente de logística no trataría el envío de manera diferente (suponiendo que no conociera que se hubiera efectuado el cambio). El embalaje da un conjunto de características modificadas al producto.
El embalaje protector es un gasto añadido que es un equilibrado con precios más bajos de transporte y de almacenamiento, así como menos y más baratas reclamaciones por daños. El gerente de logística trata de equilibrar estos costos mientras trabaja de cerca con ventas e ingeniería para lograr los objetivos generales del embalaje.
Las consideraciones logísticas de diseño del embalaje pueden ser importantes para que marketing alcance sus objetivos. Controlar la densidad del producto puede ser criticada para el éxito de un producto.
Descuento por Cantidad
La teoría económica enseña que cuántos más bienes sean manejados en una sola transacción, más bajo será el costo por unidad. El principio se conoce como economías de escala, donde los costos fijos que se extienden sobre un número creciente de unidades reducen los costos unitarios. Esta idea ha llevado a muchas empresas a usar el volumen de compra como una manera de ofrecer precios más bajos a los compradores e incrementar las ventas del proveedor.
El comprador se beneficia de un precio más bajo si la compra mayor puede absorberse, y el proveedor se beneficia por el incremento de las ganancias. Algunas empresas se han desanimado de usarlas juntas. La embestida de la ley Robinson-Patman, dirigida a las prácticas competitivas, dice que es discriminación, pero pueden justificarse en términos de los ahorros de costos obtenidos en las actividades de fabricación, venta y distribución.
En la práctica es difícil demostrar en forma convincente que los ahorros de costos en la fabricación y venta tengan lugar en una base por ventas. Por otra parte, los costos de logística, que están principalmente compuestos por los costos de transporte, tienen bien conocidos sus puntos de ruptura de costos por volumen.
Si el transporte es contratado externamente a la compañía, se dispondrá de la documentación sobre el ahorro de costos en los registros públicos. De aquí que los costos de logística lleguen a ser una factor clave en el apoyo de un esquema de descuentos.
Precio en transporte
El precio del servicio de transporte para un consignatario será simplemente la tarifa de transporte de línea pare el desplazamiento de bienes y cualquier accesorio o terminal por servicio adicional proporcionado. En el caso de servicio por contrato, la tarifa cargada para el desplazamiento de bienes entre dos puntos más cualquier cargo adicional, como recoger la mercancía en el origen, la entrega en el destino, el seguro o la preparación de bienes para el envío, constituirán el costo total del servicio.
Cuando el consignatario es dueño del servicio, el costo del servicio será una asignación de los costos relevantes a un envío particular. Los costos relevantes incluyen rubros como combustible, mano de obra, mantenimiento, depreciación del equipo y costos administrativos.
El costo del servicio varía de manera importante de un tipo de servicio de transporte a otro. El envío por camión es siete veces más caro que el ferroviario, y el ferroviario es casi cuatro veces más costoso que el marítimo o por ductos. Estas cifras son los promedios que resultan de la proporción del ingreso de carga generado por un modo al total de toneladas por milla enviadas.
Aunque estos costos promedio pueden utilizarse para comparaciones generales, las comparaciones de costos para el pronóstico de selección de servicio de transporte se deben hacer con base en los cargos reales que reflejan la mercancía enviada, la distancia y la dirección en el desplazamiento, así como cualquier manejo especial requerido.
Elementos del Servicio al cliente
Desde una amplia perspectiva corporativa, el servicio al cliente se ha considerado como un ingrediente esencial dentro de la estrategia de marketing. El marketing con frecuencia se ha descrito en términos de una mezcla de actividades de las cuatro P's: producto, precio, promoción y plaza, donde la plaza representa mejor a la distribución física.
Qué elementos constituyen el servicio al cliente y cómo impactan al comportamiento del comprador, ha sido el foco de una gran investigación a lo largo de los años. Ya que el cliente no puede identificar fácilmente lo que motiva su comportamiento, la definición precisa del servicio al cliente seguirá siendo difícil de encontrar. Sin embargo, se puede obtener cierto entendimiento mediante varias encuestas al consumidor.
Un estudio detallado del servicio al cliente, patrocinado por el National Council of Physical Distribucion Management, identificó los elementos del servicio al cliente de acuerdo con el momento en que ocurre la transacción entre el proveedor y el cliente. Estos elementos, se agrupan en las categorías de pretransacción, transacción y postransacción.
Los elementos de pretransacción establecen un ambiente adecuado para un buen servicio al cliente. Mediante una declaración escrita de la política de servicio al cliente, así como del tiempo en que serán entregados los bienes una vez que se levante el pedido, manejo de devoluciones, órdenes atrasadas y los métodos de envío.
Los elementos de transacción son aquellos que dan por resultado directo la entrega del producto al cliente. El establecimiento de los niveles de inventario, las formas de transportación y la implantación de procedimientos para el procesamiento de pedidos son ejemplos de ello.
Los elementos de postransacción representan al conjunto de servicios necesarios para mantener el producto en el campo; proteger a los clientes de productos defectuosos, proporcionar la devolución de empaques y manejar reclamaciones y quejas.
Estos servicios se presentan después de la venta del producto, pero deben planearse en las etapas de pretransacción y transacción.
Relación Valor-Peso
El valor en dólares del producto que se mueve y almacena es importante para los costos de almacenamiento en cuanto a que estos costos son particularmente sensibles a éste. Cuando el valor del producto se expresa como una relación con el peso, emergen algunos costos obvios del equilibrio que son útiles al planear el sistema de logística.
Los productos que tienen bajas relaciones de valor-peso (por ejemplo, carbón, mineral de hierro, bauxita y arena) también tienen bajos costos de almacenamiento pero altos costos de movimiento como porcentaje de su precio de venta. Los costos de manejo de inventario se calculan como una fracción del valor del producto. Un bajo valor del producto significa un bajo costo de almacenamiento, dado que los costos de manejo de inventario son el factor dominante en el costo de almacenamiento. El costo de transporte, por otra parte, está estabilizado con el peso.
Cuando el valor del producto es bajo, los costos de transporte representan una alta proporción del precio de venta. Los productos con alta relación valor-peso (por ejemplo, equipo eléctrico, joyería e instrumentos musicales) muestran el patrón opuesto, con costos más altos de almacenamiento y más bajos de transporte.
Esto resulta en una curva de costos logísticos totales con forma de U. En consecuencia, las empresas que tratan con productos de baja relación valor-peso frecuentemente intentan negociar tarifas de transporte más favorables (las tarifas por lo general son más bajas para las materias primas que para los productos terminados del mismo peso). Si el producto tiene alta relación valor-peso, una reacción típica es minimizar la cantidad de inventario mantenido.
Por supuesto, algunas empresas intentan ajustar una relación contraria valor-peso cambiando los procedimientos de contabilidad para alterar el valor o cambiando los requerimientos del embalaje para alterar el peso.
Efectos del servicio sobre las ventas
Los responsables de la logística durante mucho tiempo han creído que las ventas son afectadas en cierto grado por el nivel proporcionado del servicio logístico al cliente. El hecho es que el servicio al cliente en cuanto a la logística representa un elemento dentro del servicio total al cliente, las ventas no pueden compararse en forma precisa contra las de los niveles de servicio logístico al cliente y los cliente no siempre expresan de manera precisa sus deseos de servicio ni responden consistentemente al ofrecimiento de servicio.
Esto con frecuencia da lugar a que los responsables de logística preestablezcan los niveles de servicio al cliente y luego diseñen el canal de suministro alrededor de ellos. Naturalmente, este método no es ideal, pero resulta práctico.
En la actualidad hay mayores evidencias definitivas de que el servicio logístico al cliente sí afecta a las ventas. En su cuidadoso estudio del servicio al cliente, Sterling y Lambert concluyeron que los servicios de marketing sí afectan la participación de mercado y que los componentes de la mezcla de marketing de producto, precio, promoción y distribución física no contribuyen de manera equitativa a la participación de mercado.
Recuérdese que Sterling y Lambert también concluyeron que los elementos más importantes del servicio al cliente eran de naturaleza logística. Krenn y Shycon concluyeron, a partir de sus profundas entrevistas a 300 clientes de GTE/Silvana, que:
La distribución, cuando proporciona los adecuados niveles de servicio para cumplir las necesidades del cliente, puede llevar directamente a un incremento en las ventas, mayor participación de mercado y por último a mayor contribución y crecimiento de las utilidades.
Por último, en un estudio de Singhal y Hendricks de 861 compañías que cotizan en la bolsa se encontró que las fallas en la cadena de suuministros tienen efecto adverso sobre el precio de las acciones. Cuando una compañía anuncia una anomalía de la cadena de suministros, como retraso en la producción o en el envío, su precio de la acción puede caer inmediatamente 9% y hasta 20% en un periodo de seis meses.
Los seis motivos más comunes de fallas imprevistas en la cadena de suministros fueron: escasez de partes, cambios solicitados por los clientes, lanzamiento de nuevos productos, problemas de producción, problemas de desarrollo y problemas de calidad.
Transmisión del Pedido
Después de la preparación del pedido, la transmisión de la información del mismo es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada.
La transmisión del pedido se realiza de dos maneras fundamentales: manual y electrónica. La transmisión puede incluir el envío por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve físicamente hasta el punto de entrada del pedido.
La transmisión electrónica de pedidos es ahora muy popular debido al amplio uso de los números de teléfonos gratuitos, los teléfonos de datos, las páginas Web, el sistema EDI, las máquinas de fax y las comunicaciones por satélite. Esta transmisión de información de pedidos casi instantánea, con su alto grado de confiabilidad y precisión, creciente seguridad y costos cada vez más reducidos, casi ha reemplazado a los métodos manuales de transmisión de pedidos.
El tiempo requerido para mover la información del pedido en el sistema de procesamiento puede variar de manera importante, dependiendo de los métodos más lentos tal vez sean la recopilación por parte del personal de ventas y la entrega de pedidos, así como la transmisión por correo.
Las transferencias electrónicas de información en sus diversas formas, como telefónica, de intercambio electrónico de datos y comunicación por satélite son las más rápidas. Velocidad, confiabilidad y precisión son características de desempeño que deberían equilibrarse frente al costo de cualquier equipo y su operación. Aquí el reto es determinar los efectos del desempeño en los ingresos.
Procesamiento de un pedido del cliente
Los sistemas de procesamiento de pedidos que se diseñan para interactuar directamente con los consumidores finales se basarán en niveles elevados del servicio al cliente. Cumplir los requerimientos del producto del cliente a partir de las existencias al menudeo suministra casi instantáneamente el procesamiento del pedido.
McDonald's ha construido un negocio muy exitoso de franquicias de comida sobre procesamiento de pedidos. La rápida respuesta a los requerimientos de pedidos del cliente a menudo ha sido el filo cortante del servicio al cliente para muchas compañías que venden al consumidor final, especialmente cuando los productos implicados son altamente sustituibles.
Como muestra el siguiente ejemplo, algunas compañías pueden suministrar rápidamente una respuesta a los pedidos de los clientes incluso cuando su lugar de negocio está a cierta distancia de los clientes, los cuales podrían adquirir los mismos productos en sus tiendas minoristas locales.
El comercio electrónico, alguna vez practicado sólo por unas cuantas empresas, como Wal-Mart, General Motors y Baxter International, ahora está llegando a ser una realidad para muchas compañías. Según se resuelven los temas de seguridad en Internet, éste llega a ser una fuerza impulsora para eliminar mucho papeleo a fin de procesar un pedido, el cual ocurre cuando una empresa vende a otra (negocio a negocio, B2B, business to business).
El comercio electrónico puede reducir el costo de procesamiento de una orden de compra en 80%.
Principios para una buena programación y diseño de rutas
Quienes toman las decisiones, como los despachadores de camiones, pueden avanzar mucho en el desarrollo de buenas programaciones y diseños de rutas por carretera si aplican ocho principios guía, los cuales se resumen a continuación:
1. Cargar los camiones con volúmenes de parada que estén lo más cercanos unos de otros: Las rutas de los camiones deberían formarse alrededor de agrupaciones de paradas que estén cerca unas de otras para reducir al máximo el tiempo del viaje entre ellas. Esto también minimiza el tiempo total del viaje en la ruta.
2. Las paradas en diferentes días se deberían ordenar de tal manera que forme agrupaciones más estrechas: Cuando las paradas deben efectuarse durante diferentes días de la semana, deberían segmentarse en problemas de programación y diseño de rutas separados para cada uno de los días de la semana.
3. Construir rutas comenzando con la parada más lejana del depósito: Pueden desarrollarse rutas eficientes mediante la construcción de agrupaciones de paradas alrededor de la parada más lejana del depósito y luego trabajando de regreso hacia el depósito. Una vez que se identifica la parada más lejana, debería seleccionarse el volumen desde la agrupación mas estrecha de paradas situada alrededor de esta parada clave, para completar la capacidad asignada del camión.
4. La secuencia de paradas en una ruta por carretera debería formar una figura de lágrima: Las paradas deberían continuarse de tal manera que ningún camino de la ruta se cruce, y la ruta parezca tener la forma de una lágrima.
5. Las ruta s más eficientes se construyen usando los vehículos más grandes disponibles: Idealmente, usar un vehículo lo suficientemente grande como para manejar todas las paradas en un ruta minimizará la distancia total, o el tiempo, utilizado para atender las paradas.
6. Las recolecciones deberían mezclarse dentro de las rutas de reparto, en vez de ser asignadas al final de las rutas: Las recolecciones deberían hacerse, dentro de lo posible, durante el curso de los repartos, para minimizar la cantidad de caminos que se cruzan, lo que puede ocurrir cuando se atienden dichas paradas después de hacer todos los repartos.
7. Una parada que se halle a gran distancia de una agrupación de ruta es buena candidata para un medio alternativo de reparto: Las paradas que están aisladas de las agrupaciones de las paradas, especialmente aquellas con bajo volumen, son atendidas a costa de gran tiempo de conducción y gastos de vehículo.
8. Deberían limitarse las paradas restringidas por momentos oportunos: Las restricciones de momentos oportunos en las paradas, cuando son limitadas, pueden forzar a que la secuencia de las paradas se aleje de los patrones ideales.