Operaciones Internas en el Sistema Logístico: La Entrada

La primera actividad relacionada con el sistema de información es la adquisición de los datos que ayudarán en los procesos de toma de decisiones. Después de identificar cuidadosamente los datos necesarios para planear y operar el sistema logístico, los datos pueden obtenerse de muchas fuentes, en especial: 1) clientes ; 2) registros de la compañía; 3) datos publicados, y 4) administración.

Los clientes, a través de sus actividades de ventas, suministran indirectamente muchos datos útiles para la planeación. Durante la entrada del pedido, se capturan datos que son útiles para las decisiones de estimación y operación, como volumen de ventas, y su elección en el momento oportuno, ubicación de las ventas y tamaño del pedido. De forma similar, los datos sobre los tamaños de envíos y los costos de transporte se obtienen de los repartos hechos a los clientes. Las facturas de flete, órdenes de transporte se obtienen de los repartos hechos a los clientes. Las facturas de flete, órdenes de compra y facturas son fuentes adicionales de este tipo de datos primarios.

Los registros de la compañía, en la forma de informes de contabilidad, informes de estado, informes de estudios internos y externos, y diferentes informes de operaciones, suministran gran riqueza de datos. Normalmente, los datos de estos informes no están organizados de manera significativa para propósitos logísticos de la toma de decisiones. Los datos seleccionados se capturan en el sistema de información para manejarse en una etapa posterior.

Los datos publicados de fuentes externas representan una fuente de información. Muchos datos están disponibles por investigaciones realizadas por el gobierno, investigaciones realizadas por asociaciones de comercio, intercambio de datos mediante Internet y proveedores que suministran datos valiosos sólo por la buena voluntad que genera tal participación.

El personal de la compañía también puede ser una valiosa fuente de datos. Las predicciones de futuros niveles de ventas, acciones de la competencia y la disponibilidad de materiales comprobados son sólo unos cuantos ejemplos. Este tipo de datos no se mantienen en los archivos de la compañía, los registros de las computadoras ni las bibliotecas, tanto como en la mente de las personas. El personal de la compañía, como gerentes, consultores y planificadores internos, así como especialistas en actividades, están cerca de las fuentes de datos y llegan a ser buenas fuentes de datos en sí mismos.