El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización. Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente:
- Seleccionar y calificar proveedores
- Evaluar el desempeño del proveedor
- Negociar contratos
- Comparar precio, calidad y servicio
- Contratar bienes y servicios
- Programar compras
- Establecer las condiciones de venta
- Evaluar el valor recibido
- Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad de control de calidad
- Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda
- Especificar la forma en la que se recibirán los bienes
El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de suministros físicos, aunque no todas las actividades de adquisición son de interés directo del responsable de la logística. Las decisiones relacionadas con la selección de los puntos del envío del proveedor, la determinación de las cantidades de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la selección de la forma y los métodos de transportación del producto son algunas de las decisiones más importantes que afectan los costos de logística.
Por lo contrario, las actividades relacionadas con la negociación de contratos, la evaluación del desempeño del proveedor, el aseguramiento de calidad y el análisis de valor no tienen influencia directa sobre el movimiento y el almacenamiento de bienes dentro del canal de suministros. En consecuencia, es justo decir que el proceso de compra no debe ser responsabilidad completa del encargado de la logística. Sin embargo, la interrelación entre las compras y las actividades de movimiento y almacenamiento puede ser sustancial.
La discusión aquí se enfoca en aquellas actividades de compra más relacionadas con los flujos de producto.
El Proceso de Compras en la empresa
Pronósticos de Colaboración
El pronóstico de colaboración se refiere al desarrollo de pronósticos utilizando las entradas de múltiples participantes, ya sea que ellos provengan de distintas áreas funcionales dentro de una misma empresa (marketing, operaciones, logística, finanzas, compras, etcétera) o de distintos miembros en un canal de suministros, como vendedores, transportistas y compradores.
El objetivo es reducir el error de pronóstico. Esto puede lograrse mejor cuando cada parte aporta perspectiva única al proceso de pronóstico. Los compradores o el personal de marketing pueden encontrarse más cercanos al consumidor final y pueden tener mejor sensibilidad de la demanda final.
Por otro lado, los vendedores o el personal de compras pueden ser coordinados para suministrar en desabastos y limitación de capacidad que puedan presentar un tope sobre la demanda o que en última instancia puedan afectar el precio del producto. El personal de transporte o los transportistas pueden ser capaces de predecir los tiempos de entrega que afectan el servicio al cliente y las ventas.
El pronóstico mediante la colaboración requiere manejar un equipo de diversas personas con todas las complicaciones inherentes a tal proceso. Sin embargo, pueden identificarse los pasos clave administrativos, muchos de los cuales se enumeran aquí:
- Alguien debe ser líder del proceso y proporcionar la comunicación necesaria y los calendarios de juntas de grupo.
- Deberán identificarse los tipos de información necesaria para el pronóstico, así como los procesos para obtenerla, incluyendo el momento, las cantidades y las personas responsables.
- Deberán establecerse métodos para procesar la información de múltiples fuentes, tipos y formatos, así como las ponderaciones que se utilizarán para combinar y reconciliar los propósitos de las múltiples partes.
- Se requieren métodos para traducir el pronóstico final en la forma que la necesita cada parte, como ventas, envíos y SKUs en total, y por cliente, cuenta, territorio de servicio, etcétera.
- Deberá disponerse de un proceso para revisar y actualizar el pronóstico sobre una base de tiempo real.
- Deberán establecerse medidas para evaluar el pronóstico y para determinar si el pronóstico de colaboración colaboración representa una mejora por encima de los métodos tradicionales.
- Los beneficios para cada parte del pronóstico de colaboración deberán ser obvios y reales
Planeación del pedido basado enla web
El bajo costo de iniciar y operar una página Web en Internet la convierte en una forma atractiva para que múltiples partes se comuniquen unas con otras. La Web puede usarse efectivamente para planear flujos de pedidos a través del canal de suministros, dónde se hace una previsión de demanda del producto, se determina un tamaño eficiente de pedido, éste se transmite a un proveedor para su reaprovisionamiento, y después de un plazo de entrega, se reaprovisionan los inventarios, a partir de lo cual puede atenderse la demanda.
Cada miembro del canal de suministros (comprador, proveedor, transportista, etc.) a menudo opera en forma independiente suministrando sólo una parte de la información requerida para administrar el flujo del producto y responder a los requerimientos inmediatos, como el surtido de pedido, su transporte o la estimación de la demanda.
Si se integra Internet al proceso general de planeación, los miembros del canal pueden comunicarse fácilmente unos con otros, compartir información relevante en tiempo real, responder rápido y a menudo en forma eficiente a la demanda de los envíos, a la insuficiencia de materiales, a los retrasos en el transporte y a las imprecisiones en el surtido de pedidos.
El estado del pedido es transpartente, dado que todos los miembros del canal pueden compartir una base de datos común, lo que facilita el rastreo y la expedición. El acceso a bajo costo en Internet anima la comunicación entre compañeros del canal, lo que, además de eso favorece la coordinación dentro del canal, llevando a menores costos de pedido y a mejorar el servicio del cliente.