El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización. Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente:
- Seleccionar y calificar proveedores
- Evaluar el desempeño del proveedor
- Negociar contratos
- Comparar precio, calidad y servicio
- Contratar bienes y servicios
- Programar compras
- Establecer las condiciones de venta
- Evaluar el valor recibido
- Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad de control de calidad
- Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda
- Especificar la forma en la que se recibirán los bienes
El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de suministros físicos, aunque no todas las actividades de adquisición son de interés directo del responsable de la logística. Las decisiones relacionadas con la selección de los puntos del envío del proveedor, la determinación de las cantidades de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la selección de la forma y los métodos de transportación del producto son algunas de las decisiones más importantes que afectan los costos de logística.
Por lo contrario, las actividades relacionadas con la negociación de contratos, la evaluación del desempeño del proveedor, el aseguramiento de calidad y el análisis de valor no tienen influencia directa sobre el movimiento y el almacenamiento de bienes dentro del canal de suministros. En consecuencia, es justo decir que el proceso de compra no debe ser responsabilidad completa del encargado de la logística. Sin embargo, la interrelación entre las compras y las actividades de movimiento y almacenamiento puede ser sustancial.
La discusión aquí se enfoca en aquellas actividades de compra más relacionadas con los flujos de producto.
El Proceso de Compras en la empresa
Especificación de la Rutina de pedido
Una vez seleccionados los proveedores, el comprador negocia el pedido final, elaborando una lista de especificaciones técnicas, la cantidad, el tiempo esperado de entrega, las políticas de devolución, la garantía, etc. Muchos compradores industriales alquilan el equipo pesado, como la maquinaria o los camiones.
Los arrendatarios encuentran una serie de ventajas: conservan el capital, disfrutando de los productos más modernos, reciben un buen servicio y además, pueden lograr ventajas fiscales. Los arrendadores, por su parte, a menudo obtienen ingresos netos mayores y tienen la opción de prestar sus servicios a clientes que no pueden permitirse la compra.
En el caso del mantenimiento, la reparación y la operación, los compradores están comenzando a utilizar cada vez más los contratos globales en detrimento de las órdenes de pedido periódicas.Con un contrato global se establece una relación a largo plazo en la que el proveedor se compromete a proveer mercancía al comprador conforme la vaya necesitando, a precios acordados previamente y en un plazo específico.
Como el que mantiene el inventario es el vendedor, los contratos globales se denominan plan de compra sin stock. El sistema informático del comprador envía un pedido automático al vendedor cada vez que necesita reponer su inventario. Este sistema vincula mucho más estrechamente al comprador y al vendedor, dificulta la entrada de nuevos proveedores, a menos que el comprador no esté satisfecho con el precio, la calidad o el servicio.
Algunas empresas van todavía más allá y delegan la responsabilidad de los pedidos en sus proveedores, mediante sistema denominados administración de inventarios por proveedores. Estos proveedores tienen conocimiento del inventario del cliente y asumen la responsabilidad de reponerlo automáticamente con programas de reposición continua.
OTIFNE son las siglas inglesas que corresponde a los tres resultados que se esperan de una transacción entre empresas:
- OT: On timee (se refiere a la entrega puntual)
- IF: In full (totalidad del pedido)
- NE: No error (sin errores)
Estos tres elementos tienen una importancia similar. Si un proveedor cumple en un 80% con la entrega puntual, en un 90% con la totalidad del pedido y en un 70% con la ausencia de errores, el resultado total es de 80% x 90% x 70%, que equivale a ¡sólo el 50% de nivel de cumplimiento!
Programación de los suministros justo a tiempo
La programación justo a tiempo (JAT) es una filosofía operativa alterna el uso de inventarios, para cumplir el objetivo de contar con los bienes adecuados en el lugar adecuado en el momento adecuado. Es una forma de administrar la cadena de suministros de materiales, que originalmente fue popularizado por los japoneses, debido quizá a las circunstancias económicas y logísticas particulares que han prevalecido en este país en los últimos años. La programación justo a tiempo puede definirse como:
Una filosofía de programación donde la cadena entera de suministros se encuentra sincronizada para responder a los requerimientos de operaciones o de los clientes.
Se caracteriza por:
- Relaciones cercanas con pocos proveedores y transportistas.
- Información que es compartida entre compradores y proveedores.
- Producción/compras frecuentes y transporte de bienes en pequeñas cantidades con niveles resultantes de inventarios mínimos.
- Eliminación de incertidumbre en lo posible a lo largo de la cadena de suministro.
- Objetivos de alta calidad.
Las cantidades económicas de reabastecimiennto se llevan hacia cantidades unitarias a medida que la configuración de la producción y los costos de compra y de pedido se reducen a niveles insignificantes. Donde existen economías de escala en compras o producción, estas economías se explotan al máximo utilizando unos cuantos proveedores que por lo general se encuentran ubicados en proximidad física a los puntos de demanda del comprador.
Se desarrolla una relación de trabajo cercana con relativamente pocos proveedores del programa de producción/operación, se comparte con los proveedores de manera que ellos pueden anticiparse a las necesidades del comprador, reduciendo en esta forma el tiempo de respuesta y su variabilidad. Se espera que los pocos proveedores seleccionados se desempeñen con poca variación para proporcionar entregas a tiempo.
El efecto general de la programación bajo una filosofía de justo a tiempo es crear flujos de productos que se invierte mayor esfuerzo para manejar la cadena de suministros bajo una filosofía JAT que bajo una filosofía de suministros para inventario, el beneficio será operar el canal con un mínimo inventario con los ahorros relacionados, las mejoras en el servicio o ambos.
Sin embargo, algunos de los beneficios que recibe el fabricante podrían ser resultado de la transferencia de los costos e inventario a los proveedores de la parte superior de la cadena de suministros.
Consideraciones Competitivas
La selección de una modalidad de transporte se puede usar para crear una ventaja competitiva de servicio. Cuando un comprador en un canal de abastecimiento compra bienes de más de un proveedor, el sevicio logístico ofrecido, así como el precio, influyen en la selección del proveedor. Y viceversa, si los proveedores seleccionan el modo de transporte que van a usar en sus canales respectivos, puede controlar este elemento particular de la oferta de servicio logístico, y de esta manera influir en la decisión o apoyo del comprador.
Para el comprador, un mejor servicio de transporte (menor tiempo en tránsito y menor variabilidad del tiempo en tránsito) significa que pueden mantenerse menores niveles de inventario o que los programas de operación pueden lograrse con mayor certidumbre. Para alentar la opción de servicio del transporte más deseable, y con ello el descenso de sus costos, el comprador ofrece al proveedor lo único que puede darle: su apoyo o influencia.
Lo que el comprador puede hacer es cambiar su participación en las compras al proveedor que ofrezca el servicio de transporte preferido. La ganancia de este incremento en el negocio puede sufragar el costo asociado a un servicio de transporte que le solicita el comprador, en vez de simplemente el que ofrece el menor costo.
Cuando hay opciones entre la fuentes de suministro en el canal de distribución, la selección del servicio de transporte llega a ser una decisión conjunta entre el proveedor y el comprador. El proveedor compite por la preferencia del comprador mediante la opción de la modalidad del transporte. Un comprador juicioso responde a la opción ofreciendo al proveedor más negocios. Cuántos negocios más deberá ofrecer un comprador depende de la diferencia que exista en el servicio de transporte entre los proveedores que compiten.
Para un proveedor es difícil establecer un solo servicio de transporte en un medio dinámico y competitivo, donde los proveedores pueden ofrecer servicios para contrarrestar a los proveedores de la competencia, y donde la relación entre la opción de servicio del transporte y el grado de apoyo potencialmente ofrecido por los compradores es difícil de estimar.
Actividades Principales del Sistema Logístico
Fijación de Precios por Zonas
Para aquellas compañías que tienen que lidiar con miles de clientes, no es necesariamente la política más sabia establecer un precio diferente para cada uno. Los proveedores de productos terminados a menudo no pueden permitirse el lujo de la complejidad administrativa de precios individuales. Asimismo, los precios en general tal vez tengan que ser algo más altos para sostener el costo de dicha estructura administrativa compleja.
La fijación de precios por zonas reduce la complejidad administrativa estableciendo un precio único dentro de una amplia zona geográfica. Se puede definir cualquier número de zonas, dependiendo del grado al cual una compañía quiera diferencias geográficas de precios. Por ejemplo, la Ball Corporation, fabricante de equipo envasado para el hogar, creó 89 zonas de fijación geográfica de precios por todo el país.
Para ilustrar la fijación de precios por zonas en una menor escala, considera la política de fijación de precios de Colonial Origins, fabricante de muebles coloniales para armar y con forma terminada que vende por catálogo y en internet. La compañía se localiza en Boston y los precios de los muebles se fijan en Boston con un cargo de envío añadido.
Esta es una forma de fijación de precios LAB en planta, con el proveedor arreglando el transporte. La variación es que el país se divide en ocho zonas según las designaciones del código postal, para lograr escalonamiento en los costos de transporte.
Cómo hacer efectiva la gestión de compras
- Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras , tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
- Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .
- Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
- Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
- Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
- Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
- Solventar discrepancias en la recepción del producto.
- Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.
La Logística Kaizen
El Kaizen como sistema destinado a la mejora continua en los niveles de calidad, productividad, costes, satisfacción, tiempos de los ciclos, y tiempos de reacción, mediante la gestión combinada del TQC, el Just in Time, el Mantenimiento Productivo Total, los sistemas de sugerencias y el despliegue de políticas, permite lograr la eliminación de despilfarros, estandarizar las operaciones y lograr un óptimo de disciplina laboral.
El Kaizen debe ser enfocado a los efectos de la reducción en los costes logísticos y mejora de sus servicios desde dos puntos de vista:
- Mediante la aplicación del kaizen en todas las áreas de la empresa y sus efectos en la logística.
- Mediante la aplicación del kaizen en las operaciones de logística.
La Logística Kaizen se enfoca, en función a la filosofía y metodología antes descripta, en los aspectos concernientes a:
- Reducción el número de proveedores
- Acortar los plazos o tiempos de suministros.
- Reducir los costes relativos al suministro.
- Lograr un suministro “justo a tiempo”.
- Mejorar la calidad del transporte.
- Lograr un nivel de excelencia en cuanto a redes de información.