Las principales insuficiencias en el sistema de control de las transportaciones de carga se pueden dividir en dos grupos:
1. Deficiencias relacionadas con el sistema
a) Repetición de datos en varios documentos. Esto provoca que su procesamiento tenga demoras, las cuales se pueden reducir.
b) Retroceso de la documentación por departamentos y puestos de trabajos. Esto también provoca demoras en el proceso de control.
c) Falta de información en el análisis operativo de las transportaciones. Esto impide realizar un análisis más integral del ciclo de viaje. Este análisis es muy importante ya que abarca todo el control de las transportaciones.
d) Se dificulta encontrar información acerca de los cuellos de botellas en almacenes; puertos y centros de carga y/o descarga; roturas de los equipos, las demoras, los faltantes, los eventos relevantes en el transcurso de la transportación.
2. Deficiencias relacionadas con la documentación
a) Problemas en horarios. No coinciden los horarios de las cartas de portes con las hojas de rutas; horarios enmendados, no reflejados por el representante en la carga y/o descarga.
b) Problemas en cuños y firmas. Varias cartas de portes no presentaban correctamente estampados los cuños, falta de cuños.
c) Problemas en itinerarios y desvíos de rutas.
d) Problemas en el consumo de combustible.
e) No entrega de conduces o remisiones.
Principales insuficiencias en el control de las transportaciones de carga
Cómo hacer efectiva la gestión de compras
- Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras , tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
- Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas , códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .
- Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
- Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
- Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
- Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
- Solventar discrepancias en la recepción del producto.
- Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad.
El Sistema Logístico
Un sistema logístico es un conjunto relacional e integrado de estructuras orgánicas, medios, procedimientos y métodos que le permitan desarrollar la función logística, cuya misión es hacer interactuar, ordenadamente, a recursos logísticos, para que con efectividad se alcance los objetivos previstos.
El sistema logístico debe ser explícito y deben identificarse con claridad y precisión cada una de las partes componentes. Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente un sistema logístico, queda denido e integrado, cuando se definen e implementan los siguientes componentes:
• Determinación de la estructura que relacione cada una de las partes del sistema.
• Determinación de los recursos para concretar la estructura.
• Identificación de los ciclos logísticos que se ejecutarán, definiendo el tiempo necesario para cumplir cada ciclo.
• Definir el gerenciamiento de la estructura.
• Adoptar un sistema de planeamiento.
• Identicar los factores de coste logístico.
• Implementar el control y auditoria logística.
Los indicadores como herramienta de evaluación del Sistema Logístico
Resulta evidente implementar un sistema de indicadores para comunicar y alinear a la organización con la estrategia empresarial teniendo como soporte el Sistema Logístico; lejos del enfoque histórico y a corto plazo de reducción de costos y competencia a bajo precio, y hacia la generación de crecientes oportunidades, ofreciendo a los clientes productos y servicios con valor añadido y a la medida.
En este sentido emerge el Balanced Scorecard (BSC), o Cuadro de Mando Integral (CMI), el cual permitirá medir la actuación de los factores clave del sistema logístico, teniendo en cuenta cada una de las cuatro perspectivas (financiera, cliente, procesos internos, así como aprendizaje y crecimiento) con la finalidad de evaluar el cumplimiento de los objetivos del sistema.
A) La perspectiva financiera
Vincula los objetivos de cada unidad de negocio con la estrategia de la empresa. Sirve de enfoque para todos los objetivos e indicadores de todas las demás perspectivas.
B) La perspectiva cliente
Identifica los segmentos de cliente y mercado donde se va a competir. Mide las propuestas de valor que se orientan a los clientes y mercados. Evalúa las necesidades de los clientes, como su satisfacción, lealtad, adquisición y rentabilidad con el fin de alinear los productos y servicios con sus preferencias. Traduce la estrategia y visión en objetivos sobre clientes y segmentos y son estos los que definen los procesos de marketing, operaciones, logística, productos y servicios.
C) La perspectiva procesos internos
Define la cadena de valor de los procesos necesarios para entregar a los clientes soluciones a sus necesidades (innovación, operación, servicio postventa). Los objetivos e indicadores de esta perspectiva se derivan de estrategias explícitas para superar las expectativas de los clientes.
D) La perspectiva aprendizaje y crecimiento
Es uno de los pilares más importantes en los que se basan las tres perspectivas anteriores, consiste en la capacidad de la empresa y de quienes trabajan en ella para aprender y crecer continuamente. En general el aprendizaje no se puede separar del trabajo, en las organizaciones no hay aprendizaje sin trabajo ni trabajo sin aprendizaje. En esta perspectiva se obtienen los inductores necesarios para lograr resultados en las anteriores perspectivas. Se miden, las capacidades de los empleados, las capacidades de los sistemas de información, y el clima organizacional para medir la motivación y las iniciativas del personal.
Con el fin de establecer los objetivos de resultados de la entidad, es necesario seguir algunas premisas básicas para incorporar al Cuadro de Mando integral.
1. Establecer metas para que los empleados puedan identificarse y hacerlas suyas. Las empresas piden que los empleados doblen o tripliquen las ventas o lleguen con más rapidez al mercado, pero no explicitan cómo hacerlo.En este sentido, sería conveniente que se proporcionen herramientas y métodos para alcanzar objetivos tan ambiciosos.
2. Identificar y racionalizar iniciativas estratégicas. Una vez establecidas las metas para los indicadores, ya sean financieros, de los clientes o el crecimiento y aprendizaje, se debe valorar si esas iniciativas alcanzarán para concretar esas metas o si serán necesarias nuevas iniciativas.
Finalmente se hace necesario resaltar que todas las áreas y miembros de la organización deben estar involucrados en la alineación de la estrategia empresarial con la gestión del proceso logístico, por tanto todos deben dirigirse a conseguir las mismas metas.
Logística y marketing, dos caras de una misma moneda
Los procesos de apertura y globalización que afectan el clima de los negocios, ha llevado a muchas de nuestras empresas a disminuir de manera dramática sus márgenes brutos de utilidad; traduciéndose en muchos casos, en resultados de gestión negativos.
Esta realidad califica como vital el manejo de aspectos antes no directamente relacionados tales como logística y marketing; hoy, alternativas importantes para el logro de metas de rentabilidad y productividad vía optimización de la gestión del cliente.
Esta, a través de métodos logísticos, se constituye en un plan que busca optimizar toda la cadena de abastecimientos, desde la materia prima hasta la comercialización final.
Hoy logística cumple una función principal de servicio, apoyando las operaciones de producción y de marketing, y agregando al producto un importante valor de oportunidad. Una acción logística bien diseñada, coordinada con marketing y orientada al cliente, es una de las herramientas más contundente para crear fidelidad vía mayor valor al producto que se entrega.
Otros beneficios como el aumento de la rentabilidad por disminución de costos, y el manejo de inventarios para un retorno rápido de la inversión son definitivos también como metas de logística y marketing.
La Logística Kaizen
El Kaizen como sistema destinado a la mejora continua en los niveles de calidad, productividad, costes, satisfacción, tiempos de los ciclos, y tiempos de reacción, mediante la gestión combinada del TQC, el Just in Time, el Mantenimiento Productivo Total, los sistemas de sugerencias y el despliegue de políticas, permite lograr la eliminación de despilfarros, estandarizar las operaciones y lograr un óptimo de disciplina laboral.
El Kaizen debe ser enfocado a los efectos de la reducción en los costes logísticos y mejora de sus servicios desde dos puntos de vista:
- Mediante la aplicación del kaizen en todas las áreas de la empresa y sus efectos en la logística.
- Mediante la aplicación del kaizen en las operaciones de logística.
La Logística Kaizen se enfoca, en función a la filosofía y metodología antes descripta, en los aspectos concernientes a:
- Reducción el número de proveedores
- Acortar los plazos o tiempos de suministros.
- Reducir los costes relativos al suministro.
- Lograr un suministro “justo a tiempo”.
- Mejorar la calidad del transporte.
- Lograr un nivel de excelencia en cuanto a redes de información.
Requisitos que debe cumplir un buen proveedor
¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor.
Para solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos críticos:
• Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos críticos.
• Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.
• Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se puede negociar para servicios.
• Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto.
• Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las más críticas.
La Logística y su importancia para la competitividad de una empresa
- Optimizar un flujo de material constante a través de una red de enlaces de transporte y de centros del almacenaje.
- Coordinar una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto.
- El servicio al cliente
- Los inventarios
- Los suministros
- El transporte y la distribución
- El almacenamiento
La Cadena de Abastecimiento y su Gestión
Logística Inversa
La logística inversa gestiona el retorno de las mercancías en la cadena de suministro de la forma más efectiva y económica posible.
La Logística Inversa se encarga de la recuperación y reciclaje de envases, embalajes y residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e inventarios estacionales. Incluso se adelanta al fin de vida del producto, con objeto de darle salida en mercados con mayor rotación.
Cuatro tips para disminuir los inventarios
1. Hacer de los pronósticos verdaderas herramientas de predicción de demanda en el mercado, para mover los inventarios acorde a esa demanda.
2. Estar enfocados a las políticas de inventario, poniendo especial cuidado a los niveles y a las fluctuaciones de la demanda.
3. Mapear todo el proceso, cuantificar los niveles en toda la cadena y tomar acción basándose en esa información, con esto ayudas al cliente a bajar sus niveles de inventario, ganas credibilidad y permanencia en el mercado.
4. Tener buenos análisis estadísticos de la demanda por medio de registros confiables en Excel.
Seguridad en almacenes
Durante ocho sesiones que incluyeron los tres turnos tuvimos la satisfacción de compartir mas de 500 horas hombre de entrenamiento a más de 280 ejecutivos de operación participantes, mismos que tuvieron la oportunidad de recibir el conocimiento básico de operación en almacenes. Esta inquietud nació con la finalidad de mejorar el desempeño de seguridad en nuestras instalaciones y fue así como las sesiones de entrenamiento iniciaron hasta llegar a ocho, donde pudimos presenciar el entusiasmo e interés del personal por conocer los temas sobre seguridad, temas que hoy por hoy, deben ser un parámetro de medición en el desempeño de cualquier organización.
El entrenamiento incluyó videos, graficas y estadísticas sobre seguridad, pero lo más importante fue el despertar esa orientación hacia la seguridad en SILODISA, misma orientación que se verá reflejada en la contribución del personal para que nuestras instalaciones sean día a día más seguras, buscamos que el CENADI esté libre de riesgos y sigamos regresando a nuestros hogares tal y como salimos de ellos.
La esencia del taller está basada en el análisis del “Modelo de Casualidad de Accidentes”, también conocido como “Pirámide de Frank Bird” donde nos menciona que por cada 600 casi accidentes (incidentes de seguridad) existe la probabilidad de que ocurra una fatalidad, por tanto, si nos concentramos en la base donde hay enormes oportunidades seguramente NO llegaremos a la fatalidad.
Sin embargo, no lograremos erradicar los 600 casi accidentes primeramente, sin el debido entrenamiento, y en segundo término, sin la actitud proactiva del personal hacia la seguridad. Hoy, todos aquellos que ya recibieron el entrenamiento tienen la habilidad de identificar un acto inseguro y una condición insegura, y más aún, tienen el compromiso de reportar los actos y las condiciones inseguras que observen durante sus labores con la finalidad de ser corregidas de inmediato para evitar posibles accidentes.
Debemos de tener presente que la seguridad es responsabilidad de todos los que trabajamos para SILODISA, desde el Director General hasta los Ejecutivos de Operaciones. Además del personal operativo, el administrativo también contribuye en llegar la nuestra meta de CERO ACCIDENTES E INCIDENTES, ya que la seguridad no es propia de los almacenes o plantas productivas, la seguridad la vivimos también dentro de las oficinas y el comedor, nadie está exento de un accidente y mientras mayor sea nuestro nivel de alerta, mejor será nuestro desempeño. Un lugar de trabajo seguro y un buen desempeño en seguridad tiene por añadidura un alto sentido de pertenencia y de satisfacción del personal.
Atención especial me merecen los equipos montacargas, que si bien es un equipo que nos facilita el trabajo, también es un equipo que demanda mayor responsabilidad en su operación. Por esta razón, días previos a este taller de seguridad nos reunimos con los operadores de montacargas para dar una sesión de entrenamiento en estos equipos que incluyo tópicos como: manejo seguro de cargas, check list visual y de operación, triangulo de estabilidad, reglas de seguridad para manejo de montacargas, estadísticas, entre otros temas, y que de seguir lo revisado en este entrenamiento el operador se mantendrá seguro y sus compañeros también.
Finalmente quiero comentarles que la seguridad no está divorciada de un trabajo con calidad, por tanto, esperamos que nuestras actividades diarias mejoren continuamente en calidad y de la misma manera nuestra actitud proactiva en la seguridad. Los altos volúmenes de embarques no pueden ni deben de ser excusa para desatender nuestro desempeño en seguridad, por el contrario, éstos deben ir aparejados con un sentido de hacer bien nuestro trabajo a la primera y sin incidentes de seguridad.
Me retiro agradeciendo a la Dirección General y a Recursos Humanos el apoyo que nos brindaron para dar este primer paso en este despertar a la seguridad, pero en especial a todos los participantes por su retroalimentación en este proceso. Estaremos en contacto por este medio para continuar divulgando este tipo de tópicos que son de interés general.
* Nunca bloquear los equipos contra incendio (extintores, hidrantes, gabinetes con equipos de bomberos) y las salidas de emergencia, si lo están, desbloquearlos.
* No correr y no utilizar tacones altos dentro de los almacenes.
* Tomarse del pasamanos al subir y bajar las escaleras.
* Reportar cualquier condición insegura que encuentres en tu área.
* No dejar los cajones de los archiveros o escritorios abiertos.
* Utilizar la herramienta adecuada para la actividad a desarrollar.
Para los operadores de montacargas
* Los montacarguistas deben de tomarse unos segundos para planear su próxima maniobra.
* Utilizar el cinturón de seguridad al utilizar el montacargas.
* Hacer sonar el claxon próximo a llegar a los puntos ciegos (esquinas) y al iniciar la marcha.
* Realizar el check list del montacargas y no usar equipos que estén en malas condiciones.
Pero sobre todo, pensar y actuar proactivamente en temas de seguridad.
More about Improving Crossdocking
"American Freightways typically sends trucks out from a customer center for pickups," says John Armstrong, director of manufacturing at Kinetic Computer Corp., and former manager of the American Freightways account. "AF picks up freight of different sizes and weights, not a full truckload from any one customer. The carrier could pick up, for example spool thread from one customer, and four pallets of machine screws from another. The trucks bring the freight back to the customer center, where it is broken down off the truck and redistributed for outbound delivery."
"American Freightways' goal is to handle its freight logistics in the most effective manner," Armstrong says. "It uses technology to track inbound shipments, determine the number of trucks needed outbound, and their geographical distribution. AF wants to maximize all its deliveries, and has been an early adopter of logistics information technology."
"The inbound materials get picked up, and a manual bill of lading, which has a bar-coded PRO number that identifies the picked up shipment, is created," he explains. "When the truck arrives at the customer center, there's a Kinetic Computer crossdock sitting at the door, with a bar-code scanner hanging off it.
The forklift removes the first shipment off the truck and stops at the crossdock. The shipment is bar-coded, and the PRO number is logged in and appears on the computer touch screen."
The forklift operator has to answer many menu-driven questions about the shipment, such as: is it a pallet, a spool or a bucket? What is the quantity? Is there any physical damage? The computer screen tells the operator that the first piece delivered needs to be moved to Dock Door Six. There, a truck is set up for a particular destination.
The shipment is placed and the outbound delivery is prepared. If a customer calls to find out the status of a shipment and when it will be delivered, American Freightways can provide real-time information, information that is always visible.
"Our crossdock acts as a wireless client," Armstrong says. "It talks back in real time to the server, where that routing information is calculated. It works like a PC on a network.
"We offer a wireless network through the use of a LAN radio card that has warehouse range. The Kinetic terminals talk to a number of access points throughout the warehouse while they are hardwired to the network connecting to the server. Kinetic is not a network installer but basically a box manufacturer."
The terminals (both an enclosure and the components inside) can withstand a broad range of temperatures -- from a summer in an open docking station in Houston, Texas to a -10 degree winter in South Bend, Ind. The terminals' enclosure is measured as a NEMA 3, which Armstrong suggests, "can take forklift bangs, keep out moisture or resist heavy doses of carbon monoxide."
The PC/Rover terminals provide several other advantages. Their touch screen is popular in the environments within which they work. And, in addition to being an RF device, and working within an open architecture and with Windows, the terminals are capable of being ethernet enabled.
American Freightways uses Kinetic terminals at eight of its customer centers, and anticipates additional installations. David Green says he likes all of Kinetic's features, especially those that help him offer and maintain superior customer service.
Improving Crossdocking
The improvement was accomplished by using a rugged, wireless computer terminal with a bar-code connection from Kinetic Computer Corp., a fast-growing hardware manufacturer that does final assembly and testing in Billerica, Mass.
Kinetic, founded in 1992, was based on its experience in ruggedized hardware for customers such as NASA. While the company's early products were known for their high reliability, high cost, and low volume, they are now available to the commercial marketplace. Kinetic's PC/Rover terminal can be placed at the docking station and within vehicles.
"Kinetic offers excellent warranties and superior customer service," says Green. "Yet, when we chose Kinetic, the two primary considerations were lower cost of the units -- from both the installation and maintenance perspectives -- and the units' durability."
Kinetic also built a prototype that fit American Freightways' bill. The prototype met all the company's requirements and, although closest to its legacy system, was clearly superior, outperforming units offered by competitors. American Freightways was able to use its proprietary software application at the crossdocking station, but the hardware changed radically.
What is Crossdocking?
Crossdocking has become a key technology in handling products and packages properly within the supply chain. For crossdocking to come of age, certain technologies had to be firmly in place, including portable and fixed bar-code equipment, data collection terminals, software applications, a dedicated database, a network or a combination of network and radio frequency devices. With this equipment and good practice behind it, crossdocking has become the place where supply meets demand head on.